Brief- und Postdienstleistungen: Rechtssicher ausschreiben, Qualität sichern und Digitalisierungspotenziale nutzen – ein Praxisleitfaden für Vergabestellen

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Bescheide, Steuerfestsetzungen, Wahldokumente, Bußgeldbescheide – täglich verlassen Millionen amtlicher Schriftstücke die Poststellen von Bund, Ländern und Kommunen. Brief- und Postdienstleistungen gehören damit zu den betriebskritischen Routinebeschaffungen der öffentlichen Verwaltung: ein ausgefallener oder verspäteter Brief kann Fristen kosten, Rechtsmittelverfahren auslösen und das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger beschädigen.

Gleichzeitig befindet sich der Markt im Wandel. Das Briefvolumen ist laut Bundesnetzagentur in Deutschland Tätigkeitsbericht Post 2024/2025 seit 2011 um rund 34,7 Prozent zurückgegangen; der Markt wird weiterhin vom marktbeherrschenden Anbieter Deutsche Post AG dominiert – Wettbewerber erreichen im Briefbereich insgesamt nur rund 15 Prozent Marktanteil, wie die Monopolkommission in ihrem 14. Sektorgutachten Post (2025) feststellt. Zudem wächst die Nachfrage nach Hybridpostlösungen, die den analogen Versand in digitale Workflows einbetten. Diesen Trend belegt das Wissenschaftliche Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK) in seiner Studie Hybridpost in Deutschland, die Hybridpost als Brückentechnologie für den Übergang vom physischen zum digitalen Versand einordnet.

Dazu kommt eine wichtige Zäsur im Postrecht: Das neue Postgesetz (PostG), das am 19. Juli 2024 in Kraft trat, ändert die Laufzeitvorgaben des Universaldienstes grundlegend. Statt der bisherigen Anforderung, dass 80 Prozent der Briefsendungen am nächsten Werktag zugestellt sein müssen (E+1), gilt seit dem 1. Januar 2025 ein neuer Standard: 95 Prozent aller Sendungen müssen bis zum dritten Werktag nach Einlieferung (E+3) und 99 Prozent bis zum vierten Werktag (E+4) zugestellt werden. Für Vergabestellen hat das Konsequenzen: Bestehende Rahmenverträge, die eine schnellere Zustellung als Mindeststandard vorsahen, sind auf ihre Aktualität hin zu prüfen.

Rechtlicher Rahmen: Oberhalb des EU-Schwellenwerts gilt die Vergabeverordnung (VgV) in Verbindung mit Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Unterhalb des Schwellenwerts findet die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) Anwendung, ergänzt durch das jeweilige Landesvergaberecht. Briefpostdienstleistungen sind als klassische Dienstleistungen i. S. v. § 103 Abs. 1 GWB zu behandeln; nach der Rechtsprechung der Vergabekammer des Bundes (VK 2-74/17, Beschl. v. 2. August 2017) gilt der erhöhte Schwellenwert von 750.000 Euro für besondere Dienstleistungen grundsätzlich nicht. Postdienstleistungen werden in der Praxis fast ausschließlich als Rahmenvereinbarungen nach § 21 VgV vergeben, in aller Regel im Offenen Verfahren.

1. Auftragsgegenstand

Bevor Sie die Vergabeunterlagen erstellen, müssen Sie den Auftragsgegenstand klar abgrenzen – nur so vermeiden Sie spätere Leistungsstreitigkeiten und stellen sicher, dass alle relevanten Bieter Ihr Angebot eindeutig kalkulieren können.

Was gehört zur Leistung?

Zum Kernauftrag gehören die regelmäßige Abholung der Ausgangspost an Ihren Standorten zu definierten Zeiten, die Sortierung, Laufzeitbearbeitung und Zustellung im Inland sowie – je nach Bedarf – internationale Sendungen und nachweiskritische Sendungsarten wie Einschreiben