Consulting-Dienstleistungen für die kommunale Digitalisierung

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Die Digitalisierung der Verwaltung ist keine Aufgabe, die Kommunen nebenbei bewältigen können. Oft braucht es externe Fachleute: für die Prozessanalyse, für die Schnittstellenentwicklung, für die Nutzerführung. Beratungsdienstleistungen werden damit zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor. Das zeigt sich besonders dort, wo digitale Lösungen bereits funktionieren. In 15 der 20 größten deutschen Städte können Bürgerinnen und Bürger ihren Wohnsitz mittlerweile digital anmelden. Dahinter stehen professionell begleitete Digitalisierungsprojekte.

Das neue Ministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) setzt auf Testprojekte mit ausgewählten Bundesländern, um erfolgreiche Konzepte bundesweit auszurollen. Für die praktische Arbeit vor Ort bedeutet das: Kommunen müssen zunehmend Beratungsleistungen einkaufen, um ihre Digitalisierungsziele zu erreichen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen dafür sind komplex, aber beherrschbar.

Kommunale Digitalisierungsberatung als prioritäre Aufgabe

Consulting-Dienstleistungen für die kommunale Digitalisierung nehmen eine besondere Stellung ein. Sie unterstützen Verwaltungen beim OZG-Umsetzungskatalog, bei der Registermodernisierung und beim Aufbau digitaler Bürgerservices. Diese Leistungen sind eng mit Förderprogrammen verzahnt. Der Bund unterstützt die Länder bei 16 wichtigen Verwaltungsleistungen finanziell. Kommunen können über Landesprogramme Mittel für Digitalisierungsprojekte abrufen.

Kommunen nehmen eine Schlüsselrolle bei der digitalen Daseinsvorsorge ein. Die meisten OZG-Leistungen sind kommunale Vollzugsaufgaben. Gleichzeitig fehlt vielen Verwaltungen die IT-Infrastruktur und das Fachpersonal für die Umsetzung. Das Prinzip „Einer für Alle" (EfA) sieht zwar vor, dass eine entwickelte Lösung von anderen nachgenutzt werden kann. Doch auch die Nachnutzung erfordert Anpassungen an lokale Gegebenheiten, Schnittstellenanbindung und Change-Management. Hier kommt spezialisierte Beratung ins Spiel.

Rechtliche Grundlagen der Beratungsleistungen

Bei freiberuflichen Leistungen gelten zusätzliche Regelungen. Nach § 50 UVgO sind Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit im unterschwelligen Bereich erbracht werden, grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Das betrifft viele Beratungsleistungen, die von selbstständigen Consultants oder Beratungsunternehmen angeboten werden. Die Verfahrenswahl ist dabei freier als bei klassischen Dienstleistungen.

Das Haushaltsrecht bleibt die zweite wichtige Säule. Nach § 55 BHO und den entsprechenden Landeshaushaltsordnungen gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Ausschreibungen müssen dem Auftrag angemessen sein. Eine übermäßig komplizierte Leistungsbeschreibung für ein kleines Beratungsprojekt widerspräche dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz.

1. Auftragsgegenstand

Der Auftragsgegenstand beschreibt präzise, welche Beratungsleistungen die Kommune benötigt und welches Ergebnis sie erwartet.

Bei Digitalisierungsprojekten können unterschiedliche Beratungsschwerpunkte im Vordergrund stehen. Eine Prozessanalyse untersucht bestehende Verwaltungsabläufe und identifiziert Digitalisierungspotenziale. Die Strategieentwicklung entwirft einen Fahrplan für die digitale Transformation der Kommune. Bei der Technologieauswahl beraten Fachleute zu geeigneten Softwarelösungen, Plattformen und Standards. Die Implementierungsbegleitung unterstützt bei der praktischen Einführung digitaler Systeme. Change-Management