Fuhrparkmanagementsysteme: Von der Leistungsbeschreibung bis zu Wertungskriterien – so gelingt die rechtssichere Ausschreibung

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Fuhrparkmanagementsysteme (FMS) sind Softwarelösungen, die öffentliche Verwaltungen dabei unterstützen, ihren Fahrzeugbestand zentral zu verwalten, Kosten transparent zu machen und gesetzliche Pflichten – von der Hauptuntersuchung bis zur Fahrerunterweisung – vollständig digital abzubilden. Beschafft wird entweder eine reine IT-Lösung (On-Premise-Software oder SaaS), eine Betriebsdienstleistung oder ein Kombinationsmodell aus beidem.

Typische Auslöser für eine Neuausschreibung sind die Ablösung gewachsener Excel-Lösungen und Inselsysteme, der Ausbau der E-Fahrzeugflotte, die Einführung von Telematik oder gestiegene Anforderungen an CO₂-Berichterstattung. Der Markt für FMS wächst, weil der öffentliche Sektor seine Flotten zunehmend elektrifiziert und die Anforderungen an Datenqualität und Nachhaltigkeitsreporting erheblich gestiegen sind.

Aktuelle Beschaffungstrends

Bei der Beschaffung von Fuhrparkmanagementsystemen rücken die Lebenszykluskosten (Total Cost of Ownership, TCO) stärker als Kostenfaktor in den Vordergrund. Abhilfe kann das Online-Tool zur umweltverträglichen Pkw-Beschaffung des Heidelberger Instituts für Energie- und Umweltforschung Heidelberg (ifeu) schaffen, das neben Mindestanforderungen auch einen Lebenszykluskosten-Rechner bereitstellt, der direkt in Ausschreibungen übernommen werden kann. Gleichzeitig erprobt die Niedersächsische Landesbehörde für Straßenbau und Verkehr seit 2026 eine kommunenübergreifende Bündelung von Ladeinfrastruktur, was die Anforderungen an FMS in Bezug auf Lademanagement und CO₂-Reporting direkt beeinflusst. Ab 2026 sollen Musterunterlagen für alle Kommunen verfügbar sein.

Rechtlicher Rahmen

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV). Bei SaaS-Verträgen sind die Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit aufzusummieren (§ 3 Abs. 8 VgV). Unterhalb der Schwelle ist die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. das jeweilige Landesvergaberecht anzuwenden. Da ein FMS personenbezogene Daten verarbeitet, ist die DSGVO (Art. 28 – Auftragsverarbeitung) stets zu berücksichtigen. Zudem gelten seit dem 28.06.2025 die Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) für digitale Dienstleistungen.

1. Auftragsgegenstand

Fuhrparkmanagementsysteme umfassen alle Funktionen zur digitalen Verwaltung eines Fahrzeugbestands: Fahrzeug- und Fahrerstammdaten, Termin- und Fristenverwaltung (HU, Wartung, Versicherungen), Kostenverwaltung, Reservierungsfunktionen sowie Reporting und Datenexport. Bei einer kombinierten Beschaffung (Managed Service) gehört auch der laufende Systembetrieb inklusive Service-Desk, Datenpflege und Prozesssteuerung zum Auftragsgegenstand.

Nicht zum Leistungsumfang gehören typischerweise die Fahrzeugbeschaffung selbst, der Betrieb von Ladestationen