Ausschreibung und Gestaltung einer Rahmenvereinbarung für Mietwagen.

Inhalt

Einleitung

1. Auftragsgegenstand
   
2. Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
   
   2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
   
   2.2 Zusätzliche Funktionen
   
3. Wertungskriterien
   
   3.1 Fachliche Wertungskriterien
   
   3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien
   
4. Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
5. Fazit und Best Practices
   

Einleitung

Mietwagen gehören zu den wiederkehrenden Beschaffungsbedarfen nahezu jeder öffentlichen Stelle – vom kleinen Stadtamt bis zur großen Bundesbehörde. Ob für Dienstreisen, Ersatzmobilität beim Ausfall von Poolfahrzeugen oder temporäre Projektbedarfe: Kurzfristige Fahrzeugverfügbarkeit ist für den Dienstbetrieb unverzichtbar.

Typischerweise stehen Vergabestellen vor dem Problem, dass der Fahrzeugbedarf schwankt und sich weder Volumen noch Abrufzeitpunkte präzise vorhersagen lassen. Eine Rahmenvereinbarung nach § 103 Abs. 5 GWB und § 21 VgV bietet hier den entscheidenden Vorteil: Sie legt die Konditionen für einen definierten Zeitraum verbindlich fest, ohne eine Abnahmegarantie zu erfordern (sog. Missbrauchsverbot). Einzelabrufe können dann flexibel und schnell ausgelöst werden – rechtssicher auf Grundlage des bereits durchgeführten Vergabeverfahrens.

Die Laufzeit sollte drei bis vier Jahre nicht überschreiten (plus optionale Verlängerungen), da sich Markt und Fahrzeugangebot insbesondere im Bereich der Elektromobilität rasch verändern.

Rechtlich sind Mietwagendienstleistungen den Liefer- und Dienstleistungsaufträgen zuzuordnen. Für die Wahl des Vergabeverfahrens ist der geschätzte Gesamtauftragswert der Rahmenvereinbarung über ihre gesamte Laufzeit entscheidend. Ab dem EU-Schwellenwert gilt das europaweite Vergaberecht nach GWB/VgV; darunter kommt die UVgO (Bund) oder das jeweils einschlägige Landesvergaberecht zur Anwendung.

Der Markt für Mietwagendienstleistungen befindet sich im Wandel. Neben den klassischen Anbietern (wie z. B. Sixt, Hertz, Europcar, Avis/Budget) drängen digitale Plattformen und Mobility-as-a-Service-Anbieter in den Markt. Gleichzeitig wächst das Angebot an Elektrofahrzeugen in Mietwagenflotten deutlich.
Laut Marktbeobachtungen haben große Anbieter ihren E-Fahrzeuganteil in europäischen Flotten in den vergangenen drei Jahren erheblich ausgebaut – ein Trend, der auch bei der Vergabe zunehmend relevant wird.

Aktuelle Beschaffungstrends zeigen: Viele Vergabestellen setzen auf digitalisierte Buchungsprozesse mit Kostenstellen-Workflows, automatisierter Abrechnung und CO₂-Reporting. Integrierte Nachhaltigkeitsanforderungen, kontaktarme Check-in-Prozesse und die Kombination mit Carsharing-Angeboten gewinnen an Bedeutung.

1. Auftragsgegenstand

Das Vertragsobjekt muss eindeutig definiert sein – vor allem, was zur Leistung gehört und was ausdrücklich ausgenommen ist. Eine saubere Abgrenzung verhindert Streitigkeiten im Abrufbetrieb und sichert die Vergleichbarkeit der Angebote.

Was gehört zur Leistung?

Zur Leistung einer Mietwagen-Rahmenvereinbarung gehören in der Regel: die Bereitstellung von Personenkraftfahrzeugen in definierten Fahrzeugkategorien (mindestens Kleinwagen, Kompaktklasse, Kombi sowie ggf. Transporter bis 3,5 t), die Abwicklung des Buchungs- und Abrufprozesses über mindestens