Speditionsdienstleistungen vergeben
Staatsbibliothek Berlin - Kunstspedition (2025)
Leistungsverzeichnis
Inhalt
- Auftragsgegenstand
- Mögliche Elemente einer Leistungsbeschreibung
2.1 Kerninhalte der Leistungsbeschreibung
2.2 Zusätzliche Funktionen - Wertungskriterien
3.1 Fachliche Wertungskriterien
3.2 Nichtfachliche Wertungskriterien - Größte Unterschiede bei den durchgeführten Vergaben
- Fazit und Best Practices
Einleitung
Speditionsdienstleistungen für öffentliche Einrichtungen umfassen weit mehr als den einfachen Gütertransport von A nach B. Innerhalb der Speditionsdienstleistungen bilden Spezialtransporte (z. B. Kunsttransporte) eine eigene Kategorie mit deutlich erhöhten Anforderungen an Technik, Personal und Dokumentation.
Darunter fallen Transporte von Gütern, die aufgrund ihres Gewichts, ihrer Abmessungen, ihrer Empfindlichkeit oder ihres Werts besondere Schutzmaßnahmen erfordern: etwa medizinische Großgeräte, wissenschaftliche Instrumente, Ausrüstungen für Behörden und Streitkräfte, aber auch übergroße Exponate oder historische Objekte.
Kennzeichnend für Spezialtransporte ist, dass Standardlösungen nicht ausreichen – stattdessen sind maßgeschneiderte Verfahren für Verpackung, Ladungssicherung, Klimaführung und Zustandsdokumentation erforderlich. Hinzu kommen oft erhöhte Anforderungen an die Zuverlässigkeitsprüfung des eingesetzten Personals sowie an den Umgang mit Subunternehmern.
Tabelle 1: Gängige Arten von Spezialtransporten und ihre Besonderheiten
| Art des Transports | Typische Auftraggeber | Fahrzeug / Ausstattung | Dokumentation / Zertifizierung | Besondere Vergabehinweise |
|---|---|---|---|---|
| Kunsttransport | Museen, Archive, Kulturbehörden, Stiftungen | Klimatisiertes Fahrzeug, Luftfederung, Schockschutz, Sicherungsanlagen | Condition Report, Chain of Custody, Datenlogger (Temp./Feuchte/Erschütterung), ggf. Kurierbegleitung | Leihvertragsvorgaben zwingend einbeziehen; Klimawerte als Mindestanforderung; hohe Konzeptgewichtung in Wertung |
| Medizintechnik und Laborgeräte | Krankenhäuser, Universitätskliniken, Forschungseinrichtungen, Gesundheitsämter | Erschütterungsarmes Fahrzeug, Hebebühne, ggf. Klimatisierung, spez. Verpackung | Übergabeprotokoll, CE-konforme Handhabung, Wartungs-/Kalibrierungsnachweis nach Transport | MPG/MDR-Konformität beachten; Herstellervorgaben als Mindestanforderung in Leistungsbeschreibung aufnehmen |
| Wissenschaftliche Instrumente und Präzisionsgeräte | Universitäten, Bundesforschungseinrichtungen, Mess- und Eichbehörden | Erschütterungsgedämpftes Fahrzeug, Schwerlasttechnik, ggf. elektrostatische Abschirmung | Erschütterungsprotokoll (Datenlogger), Geräteübergabeprotokoll, ggf. Rekalibrierungs-nachweis | Herstellerspezifikationen für max. Vibrations- und Schockwerte als messbare Mindestanforderung formulieren |
| Archiv- und Bibliotheksgut | Landes- und Bundesarchive, Bibliotheken, Kommunalarchive | Klimatisiertes Fahrzeug, säurefreie Verpackungsmaterialien, Transportboxen mit Feuchtigkeitsschutz | Bestandsverzeichnis/Übergabeprotokoll, Klimaaufzeichnung, ggf. Sicherheitsbegleitung bei Unikaten | Archivschutzgesetz und landesrechtliche Vorgaben beachten; säurefreie Materialien als Mindestanforderung |
| Sicherheitsrelevante Güter und Ausrüstung | Polizei, Zoll, Bundeswehr, Verfassungsschutzbehörden | Gesichertes Fahrzeug, GPS-Überwachung, verdeckte Routen, Zwei-Personen-Prinzip | Sicherheitsüberprüfung Personal (SÜ), Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), lückenlose Übergabeprotokolle | SÜG-Anforderungen in Eignungskriterien aufnehmen; ggf. VSVgV anwendbar; verdeckte Routenplanung vertraglich absichern |
| Schwer- und Großraum-transport | Bauverwaltungen, Infrastrukturbetreiber, Kommunen (z. B. Skulpturen, Denkmäler, Maschinen) | Tieflader, Schwerlastkran, Begleitfahrzeuge, Sondergenehmigungsfahrzeuge | Sondertransportgenehmigung (StVO), Streckenprüfung, Übergabeprotokoll, ggf. statisches Gutachten | Genehmigungspflichten frühzeitig klären; Vorlaufzeiten in Terminplanung einrechnen; ggf. Losaufteilung (Transport/Kranarbeiten) |
| Gefahrgut-transport | Chemieämter, Universitäten, Entsorgungsbetriebe, Feuerwehren, Bundeswehr | ADR-zertifiziertes Fahrzeug und Personal, geeignete Verpackung nach UN-Klasse, Notfallausrüstung | ADR-Schulungsnachweise, Gefahrgutbeauftragter, Beförderungsdokumente, TUIS-Anbindung | ADR-Konformität als zwingende Eignungsanforderung; GGBefG und GGVSEB beachten; Subunternehmer-Transparenz besonders wichtig |
| IT-Equipment und Datenträger | Rechenzentren, IT-Behörden, Kommunen (Umzüge), Bundesbehörden | ESD-geschütztes Fahrzeug, klimatisiert, erschütterungsarm, Zugriffssicherung | DSGVO-konforme Handhabung von Datenträgern, Vernichtungsnachweis (ggf. DIN 66399), Übergabeprotokoll, Sicherheitsüberprüfung Personal | DSGVO-Anforderungen als Mindestkriterium; Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) als Vertragsbestandteil; BSI-Grundschutz beachten |
Sobald Museen, Archive, öffentliche Sammlungen oder Kulturbehörden Kunstwerke, Exponate oder empfindliche Kulturgüter transportieren lassen, steigen die Anforderungen an Sorgfaltspflicht, Dokumentation und Risikomanagement erheblich. Dieser Artikel richtet sich an Vergabestellen, die Speditionsleistungen – gegebenenfalls einschließlich Spezialtransporten – ausschreiben und dabei vergaberechtlich sichere, praxistaugliche Vergabeunterlagen erstellen wollen.
Typische Auftraggeber sind kommunale und staatliche Museen, Landesbibliotheken und Archive, Denkmalschutzbehörden sowie öffentliche Kulturinstitutionen, die regelmäßig Leihgaben für Ausstellungen bewegen oder eigene Bestände verlagern. Aber auch Bundesbehörden, die im Rahmen von Umzügen oder Beschaffungen empfindliche Güter transportieren lassen, können von dem hier beschriebenen Rahmen profitieren.
Der Markt für Kunstlogistik ist spezialisiert und überschaubar. Wenige große Dienstleister mit internationaler Reichweite stehen einer wachsenden Zahl mittelständischer, regionaler Anbieter gegenüber, die sich auf nationale Transporte und einzelne Objektkategorien konzentrieren. Digitalisierung und Nachhaltigkeitsdruck haben sichtbare Spuren hinterlassen: Sendungsverfolgung in Echtzeit, digitale Zustandsberichte (sog. Condition Reports) und emissionsärmere Fahrzeugflotten werden zunehmend zum Marktstandard.
Rechtlich sind Speditionsdienstleistungen als Dienstleistungsaufträge einzuordnen. Im Oberschwellenbereich gilt die Vergabeverordnung (VgV) in Verbindung mit dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Unterhalb der Schwellenwerte richtet sich das Verfahren nach der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) bzw. nach dem jeweils geltenden Landesrecht. Für Kunsttransporte ohne Rahmenvereinbarung ist der geschätzte Gesamtauftragswert unter Einbeziehung aller voraussichtlichen Abrufe, Optionen und Verlängerungsoptionen zu berechnen (§ 3 VgV).
1. Auftragsgegenstand
Bevor die Leistungsbeschreibung erarbeitet wird, müssen Sie den Auftragsgegenstand präzise abgrenzen. Gerade bei Kunsttransporten entscheidet die klare Definition darüber, welche Leistungen Teil des Auftrags sind – und welche bewusst auszuschließen sind.
Was gehört zur Leistung?
Zur Kernleistung zählen die Abholung, der Transport und die Übergabe von Gütern – entweder als einfacher Straßentransport oder, bei empfindlichen Objekten, als klimageführter Transport mit Luftfederung, Schockschutz und lückenloser Zustandsdokumentation. Je nach Ausschreibungsziel
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